Die Challenge
Bargeldtransport und -verwaltung sind wesentliche Bestandteile vieler Geschäftsmodelle. Sie können langwierig sein und viele Ressourcen binden. Der Sicherheitsaspekt ist eine weitere Herausforderung für Unternehmen. Das bestehende Cash-Handling-System (CHS) unseres Kunden – ein digitales System der zentralen Kontrolle des Bargeldflusses und Risikomonitorings – sollte an die modernen technischen Möglichkeiten angepasst und die Digitalisierung der Prozesse optimiert werden. Dabei standen die Verbesserung der Bedienung sowie die Erweiterung der Funktionalitäten im Vordergrund. Die neuen Anforderungen mussten umgesetzt werden, ohne den laufenden Betrieb des Systems zu beeinflussen.
Unsere Lösung
Um Optimierungspotenziale des bestehenden Systems zu identifizieren und umzusetzen, wurden Usability-Evaluationen und Nutzungskontextanalysen durchgeführt. Dabei wurde ein Bedarf an neuen Funktionalitäten festgestellt. Entlang Scrum und des Human-Centered-Designs wurde das CHS modernisiert, Prozesse optimiert und um neue Funktionalitäten erweitert. Mittels Reviews und geeigneter Evaluationsmethoden wurde das Feedback der Stakeholder, insbesondere der Nutzerinnen und Nutzer, direkt eingebunden und so die gemeinsame Software-Vision kontinuierlich im laufenden Betrieb verwirklicht.
Das Ergebnis
Die zentrale Verwaltung und transparente Überwachung des Bargeldflusses ermöglicht ein verbessertes Risikomanagement sowie ein effizienteres Reporting. Dies gewährleistet eine gesicherte Bargelddisposition und optimiert gleichzeitig Prozesse sowie die Nutzerführung. Auffälligkeiten können dadurch schneller bearbeitet werden. Die Bearbeitungszeit wurde um ca. 30 Prozent reduziert. Ergänzend wird die digitale Erstellung und Verwaltung von Verträgen vereinfacht, wodurch auch die Bewertbarkeit von Dienstleistern deutlich übersichtlicher gestaltet wird. Dank hochflexibler Im- und Exportschnittstellen lässt sich die Lösung nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren und individuell anpassen.
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